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1、目的
為了供應(yīng)商管理嚴(yán)格按照原則和制度進行，及時對供應(yīng)商進行考核和評價，激勵供應(yīng)商提高供貨質(zhì)量，定期與供應(yīng)商進行互訪和維護，保持良好的供應(yīng)關(guān)系，保證本公司采購工作的順利進行，特制定本制度。
2、范圍
凡本公司有關(guān)供應(yīng)商管理的各類事項，除另有規(guī)定外，均依照本制度進行處理。
3、管理職責(zé)
本公司供應(yīng)商管理工作由采購部負(fù)責(zé)，生產(chǎn)部、質(zhì)量部和財務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)予以配合。
4、供應(yīng)商開發(fā)程序與原則
4.1供應(yīng)商開發(fā)需嚴(yán)格按照下列程序進行，以保證本公司尋找到合適的潛在供應(yīng)源。
供應(yīng)商開發(fā)程序為:供應(yīng)商信息收集、“供應(yīng)商基本資料表”填寫、供應(yīng)商接洽、供應(yīng)商問卷調(diào)查、樣品鑒定、提出供應(yīng)商調(diào)查申請。
4.2 供應(yīng)商開發(fā)的基本原則是“Q.C.D.S” 原則，也就是質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)并重的原則。
5、供應(yīng)商調(diào)查原則和管理制度
5.1由采購部牽頭組成供應(yīng)商調(diào)查小組，分別對供應(yīng)商的價格、品質(zhì)、技術(shù)、生產(chǎn)管理等做出評核，選出合格供應(yīng)商。
5.2供應(yīng)商調(diào)查必須堅持公平、公正的原則，以免本公司的利益受到損害。
6、供應(yīng)商考核與監(jiān)督原則
6.1與供應(yīng)商簽訂合約之后，應(yīng)當(dāng)定期、不定期地對供應(yīng)商進行考核。
6.2供應(yīng)商考核結(jié)果將用于對供應(yīng)商進行評級，以根據(jù)等級對供應(yīng)商實施不同的管理，幫助落后供應(yīng)商進行改進，激勵供應(yīng)商提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)。
6.3 定期或不定期地對供應(yīng)商進行評價，對不合格供應(yīng)商應(yīng)解除供應(yīng)合作協(xié)議，對合格供應(yīng)商應(yīng)要求其增加供應(yīng)。
7、供應(yīng)商關(guān)系管理原則
采購部必須與供應(yīng)商保持一定頻率的互訪，尋求與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略關(guān)系，保證本公司的戰(zhàn)略供應(yīng)。
8、考核對象
凡列入本公司“合格供應(yīng)商名單” 的所有供應(yīng)商均為本公司供應(yīng)商監(jiān)督與考核的對象。
9、考核項目
采購部應(yīng)定期或不定期對合格供應(yīng)商就品質(zhì)、交貨日期、價格、服務(wù)等項目做出評價。
10、考核頻率
10.1采購專員應(yīng)負(fù)責(zé)每月對關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商考核一次，每季度對普通材料的供應(yīng)商考核一次。
10.2采購專員負(fù)責(zé)每半年對所有供應(yīng)商進行一次總評，列出各個供應(yīng)商的評價等級，并依照規(guī)定實施獎懲。
10.3采購主管負(fù)責(zé)每年對合格供應(yīng)商進行一次復(fù)查。復(fù)查流程和對供應(yīng)商初評相同。
10.4如果供應(yīng)商出現(xiàn)重大品質(zhì)、交貨日期、價格、服務(wù)等問題時，企業(yè)可以隨時對供應(yīng)商進行復(fù)查。
11、考核標(biāo)準(zhǔn)
采購部在進行供應(yīng)商考核與評價時，應(yīng)綜合考慮以下六方面的標(biāo)準(zhǔn)，擇優(yōu)選取。
11.1是否有合法的經(jīng)營許可證，是否具備必要的資金能力。
11.2 是否按照國家標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量保證體系，且通過質(zhì)量管理認(rèn)證。
11.3生產(chǎn)管理水平是否先進，能否進行彈性供貨。
11.4是否具備足夠的生產(chǎn)能力，是否能夠滿足本公司的連續(xù)需求以及進一步擴大生產(chǎn)的需要。
11.5是否有具體的售后服務(wù)措施，并且令人滿意。
11.6之前所供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合本公司的要求。
12、考核方法
12.1主觀法。主觀法根據(jù)個人印象和經(jīng)驗對供應(yīng)商進行評價， 評價的依據(jù)比較籠統(tǒng)，適合采購人員在對供應(yīng)商進行初評時使用。
12.2 客觀法�？陀^法是指依據(jù)事先制定的標(biāo)準(zhǔn)或者準(zhǔn)則對供應(yīng)商情況進行量化考核、審定，包括調(diào)查表法、現(xiàn)場打分評比、供應(yīng)商表現(xiàn)考評、供應(yīng)商綜合審核以及總體成本法等。
13、考核制度
公司對供應(yīng)商實行評分分級的考核制度。供應(yīng)商考核項目包括質(zhì)量、交貨期、服務(wù)、價格水平等。
14、考核結(jié)果處理
14.1考核標(biāo)準(zhǔn)和考核結(jié)果應(yīng)由采購專員以書面形式通知供應(yīng)商�？己嗽u分以及相應(yīng)級別處理如下表所示。
供應(yīng)商考核結(jié)果處理表
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級別 |
分值 |
獎懲情況表 |
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A類 |
90分以上 |
酌情增加采購，優(yōu)先采購，特殊情況下可辦理免檢，貨款優(yōu)先支付。 |
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B類 |
80-89分 |
要求其對不足部分進行整改并將結(jié)果以書面形式提交，對其采購策略維持不變。 |
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C類 |
70-79分 |
對其減少采購量，并要求其對不足部分進行整改、將整改結(jié)果以書面形式提交，采購部對其糾正措施和結(jié)果進行確認(rèn)后決定是否繼續(xù)正常采購。 |
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D類 |
69分以下 |
從“合格供應(yīng)商名單”中刪除，與其終止采購供應(yīng)關(guān)系。 |
14.2企業(yè)應(yīng)對評價考核為B級和C級的供應(yīng)商進行必要的輔導(dǎo)。D 級供應(yīng)商如果想重新向本公司供貨，應(yīng)重新按照新供應(yīng)商選擇的流程接受調(diào)查評核或者參加本公司招標(biāo)。
15、交期監(jiān)督
采購專員應(yīng)對合格供應(yīng)商進行交貨期監(jiān)督，要求其準(zhǔn)時交貨，同時記錄由供應(yīng)商原因引起的分批發(fā)運而造成的超額費用。
16、質(zhì)量監(jiān)督
16.1 采購部應(yīng)對合格供應(yīng)商進行質(zhì)量監(jiān)督，由質(zhì)量部和采購部記錄合格供應(yīng)商的供貨質(zhì)量情況，出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商提出警告，連續(xù)兩批產(chǎn)品均不合格的應(yīng)暫停采購。
16.2責(zé)令不合格供應(yīng)商查明原因并提高產(chǎn)品質(zhì)量，如果有所改進，再另行決定是否繼續(xù)采購。如果供應(yīng)商不能在限期內(nèi)提高產(chǎn)品質(zhì)量，則由采購部負(fù)責(zé)人報總經(jīng)辦批準(zhǔn)之后，與其終止合作。
17、終止合作
17.1對于即將終止合作的供應(yīng)商，應(yīng)由采購專員書面通知供應(yīng)商，在供應(yīng)商理解解除供應(yīng)關(guān)系的基礎(chǔ)上，和供應(yīng)商明確公平的解約方案，以便將雙方損失降到最低。
17.2解除合作關(guān)系時，應(yīng)明確雙方的責(zé)任和合理的時間安排。雙方的責(zé)任包括對已經(jīng)發(fā)生費用的結(jié)算、對合約中的保密條款的遵守等。
18、互訪制度
采購專員應(yīng)對其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商進行維護，經(jīng)常和供應(yīng)商進行互訪和檢查，以便增強交流合作和掌握最新的市場信息和產(chǎn)品發(fā)展趨勢。
19、互訪頻率
采購專員對銷售規(guī)模較大的A 級供應(yīng)商必須保證3次/月的互訪，對B級供應(yīng)商保證2次/月的互訪，對C級供應(yīng)商保證1次/月的互訪。
互訪中應(yīng)當(dāng)溝通雙方合作狀況、出現(xiàn)問題的解決方案、各自企業(yè)信息及下一步的合作計劃。
20、互訪形式以及要求
20.1電話互訪，限于日常性事務(wù)溝通。
20.2上門拜訪，限于專項任務(wù)及重點問題。
20.3大型商務(wù)會晤，限于整體策略性、方向性、規(guī)模性的洽談。
21、互訪標(biāo)準(zhǔn)
采購專員與供應(yīng)商進行互訪時應(yīng)遵循下圖所示的七條標(biāo)準(zhǔn)來進行。
21.1采購專員外出拜訪供應(yīng)商必須經(jīng)采購部經(jīng)理級別以上人員同意。
21.2采購部經(jīng)理、采購主管需要指導(dǎo)采購專員拜訪供應(yīng)商，并定期參加商務(wù)會談。
21.3確保與供應(yīng)商進行信息溝通，包括產(chǎn)品信息、市場信息、銷售信息等。
21.4遵守公司各項規(guī)定，堅持原則，做好保密工作。
21.5注意外出拜訪時的個人著裝。
21.6高級客人來訪時，采購部人員應(yīng)做好接待工作，注意維護公司形象，檢查桌牌、資料、幻燈片及禮品等是否布置到位。
21.7采購人員與供應(yīng)商進行正式商務(wù)談判必須填寫備忘錄并建立檔案。
22、其他形式的供應(yīng)商維護
22.1 公司采購、研發(fā)、生產(chǎn)、技術(shù)部門可對供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，但應(yīng)注意保護公司產(chǎn)品核心或關(guān)鍵技術(shù)不擴散、不外泄。
22.2公司可以對重要的、有發(fā)展?jié)摿Φ�、符合公司投資方針的供應(yīng)商投資入股，建立與供應(yīng)商的產(chǎn)權(quán)關(guān)系。
23、建立供應(yīng)商檔案
為了便于管理，企業(yè)必須對所有供應(yīng)商建立資料檔案。采購部應(yīng)有專人管理供應(yīng)商的檔案資料。供應(yīng)商檔案資料主要包括下圖所列的九個方面。
1．供應(yīng)商調(diào)查表
2．供應(yīng)商產(chǎn)品價格登記表
3．供應(yīng)商企業(yè)資料
4．供應(yīng)商采購合同
5．供應(yīng)商洽談登記表
6．供應(yīng)商顧客投訴登記表
7．供應(yīng)商顧客服務(wù)登記表
8．供應(yīng)商銷售業(yè)績分析表
9．優(yōu)秀供應(yīng)商綜合評估表
24、收集供應(yīng)商資料
24.1采購合同簽訂后，一般應(yīng)在三個月內(nèi)由采購專員將該供應(yīng)商的材料進行收集整理。
24.2因故不能按期整理的，應(yīng)由責(zé)任人做出書面說明，由采購主管定期催辦。
24.3整理的檔案應(yīng)包括涉及該供應(yīng)商的全部文件材料和記錄。采購現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料也應(yīng)作為輔助檔案資料保存。
24.4公司采購檔案不符合要求的，責(zé)任采購專員應(yīng)盡快補齊相應(yīng)材料，保證檔案的完整、真實、有效。
25、變更供應(yīng)商檔案
如果供應(yīng)商經(jīng)營狀況發(fā)生重大變化或者供應(yīng)商發(fā)生重要擔(dān)保、重大合同糾紛或訴訟以及信用等級和資質(zhì)變化等可能影響履約能力的重大事項，責(zé)任采購專員應(yīng)及時要求其向采購部提供書面報告，并及時更新供應(yīng)商檔案資料。
26、查閱供應(yīng)商檔案
相關(guān)人員在調(diào)閱供應(yīng)商檔案時，應(yīng)先向采購部負(fù)責(zé)人提出申請，得到批準(zhǔn)后方可進行查閱。查閱完畢后應(yīng)當(dāng)及時歸還供應(yīng)商檔案。
